Главный день

„Когда мы рисуем торжество в своем воображении, оно представляется нам идеальным. Но в реальном мире приходится столкнуться с рядом трудностей, которые возникают при организации мероприятия. Юлия Тищенко и Юлия Синеокая ответили нам на несколько самых актуальных вопросов, связанных с организацией праздников. И дали ценный совет – как сделать важный день особенным и совершенным.“

Photo: OBondar
MUA: Yuliia YYevdokymova

- Зачем нужен организатор мероприятия? Что входит в его обязанности?

Свадебный организатор – это дирижёр огромного оркестра. Не регулировщик на отдельном участке трассы, заметьте, а именно дирижёр. Который умело руководит и тщательно выбирает каждого музыканта в своей огромной команде, т.к. знает, что каждый из них играет свою маленькую, но очень важную партию. В нашем деле нет мелочей, есть детали – важные и очень важные, именно поэтому организаторы знают, что нужно учитывать при составлении плана к мероприятию. Организатор – он же и сценарист, и психолог, и педагог, который умеет охватить полный спектр услуг: от разработки общей концепции до подготовки сценария мероприятия.

В портфолио – мы все идеальны, поэтому клиенты сталкиваются с огромными трудностями и соблазном при выборе подрядчиков. Многим просто некогда мониторить рынок, и даже советы друзей не всегда помогают, потому что у каждого свои критерии отбора. Организатор же, по долгу службы, сталкивается в работе с огромным количеством специалистов нашей сферы, и с полной уверенностью может рекомендовать проверенных подрядчиков, четко определяя цену и качество. В нашей команде нет случайных людей, и мы не доверяем дело случаю. Все должно быть четко и по плану, только тогда остается время на импровизации, сюрпризы и спокойное решение форс-мажоров. Поэтому если вы не хотите ломать голову над тем, как организовать праздник и что для этого нужно предусмотреть и сделать, мы настоятельно рекомендуем обратиться к специалистам в этом деле. Ведь организатор знает все подводные камни красивых картинок – лучшие локации, банкетные залы, их реальную вместимость, обоснованную либо нет, стоимость и слабые места, например, в обслуживании; какое оформление сделает простой зал – шикарным; какой фотограф дос­тойно снимет ваше мероприятие; кто такой видеограф, а не аматор, и зачем нужен ведущий с харизмой, и много других тонкостей и деталей в подготовке к вашему мероприятию.

- Расскажите, в каком основном направлении вы работаете?

Наше основное направление – это Свадьбы. И, наверное, это один из самых сложных, но самых приятных видов мероприятий. Ведь мы берем на себя ответственность за создание и проведение такого важного дня, как рождение новой семьи. Права на ошибку нет, любая мелочь может испортить настроение молодоженам, а за ним – восприятие всего происходящего и, в общем, атмосферу всего торжества. Поэтому мы всегда сосредоточены и очень внимательны к деталям.

- С чего начинается подготовка к мероприятию?

Первое – это установление миссии и целей мероприятия. Второе – нужно оценить ресурсные и финансовые возможности проведения. Третьим пунктом является идея, разработка концепции и стратегии. Ну, а далее собирается большая команда, согласовывается вся документация, утверждаются сметы и начинается активная подготовка. Распределяются зоны ответственности, ставятся задачи членам команды.

- Какие зоны ответственности несет организатор?

Организатор несет ответственность за все, что происходит на площадке в день мероприятия, за всех и каждого из своей команды. Именно поэтому очень важен момент тщательного планирования, составление подробного и четкого тайминга, коммуникация со всеми службами на локации и непрерывный контроль. Только так и никак иначе.

Организатор и без сценария, в любой момент скажет вам кто? что? где? и как? в данный момент должен делать. Просто, вся картина происходящего есть у него в голове, и это огромный труд, несмотря на все препятствия и обстоятельства (погода или форс-мажоры), сделать так, чтобы ожидания соответствовали реальности.

- Что не входит в обязанности организатора? Чем отличается организатор от распорядителя и координатора?

Организатор не должен выполнять функции других подрядчиков. Важный момент – организатор занимается Вашим мероприятием от начала и до конца, а координатор-распорядитель – это человек, который работает только в день мероприятия, предварительно получив информацию от организаторов или непосредственно от самих клиентов.

- На какой бюджет может ориентироваться клиент?

Сразу хотим отметить, что у нас нет наработанных стандартных пакетов и шаблонов, по которым мы работаем. Каждое мероприятие индивидуально по-своему. Хоть и это самый главный, и самый первый вопрос, который нам приходится слышать, но конкретного ответа на него нет и быть не может, объясним почему:

Для начала нужно услышать пожелания и запросы клиентов. Очень часто, например, невесты приходят уже с готовой картинкой, которая не всегда совпадает с их финансовыми возможностями, поэтому мы предлагаем альтернативу и уже дополняем, корректируем и помогаем грамотно распределить бюджет.

- И напоследок, дайте несколько дельных советов или пожеланий всем, кто планирует новое мероприятие.

Всем, кто планирует новое мероприятие, не имея подобного опыта, будь то Свадьба, корпоратив или другое мероприятие, советуем обратиться к профессиональному ивентеру. Заручитесь поддержкой надежной команды, и тогда процесс подготовки не будет для вас тягостным и тревожным. Вы в комфортной обстановке сможете преду­смотреть все варианты развития событий, продумать мельчайшие детали и размеренно распланировать каждую минуту. Профессионалы в этой сфере помогут четко расставить приоритеты и правильно распределить все средства, чтобы добиться поставленных целей. А в результате – вы организуете проект, которым будете гордиться.